신입 교직원이 꼭 알아야 할 업무 프로그램 완벽 가이드 (입사 전 필독!)

안녕하세요, 다루하루TV입니다!

힘든 취업 과정을 뚫고 드디어 합격! 축하드립니다! 첫 출근을 앞두고 설레기도 하지만, 한편으론 걱정도 많으시죠?

"가서 무슨 일을 하게 될까?", "일 못한다고 혼나진 않을까?", "컴퓨터 프로그램 잘 다룰 수 있을까?"

특히 내 자리에 앉았을 때, 어떤 프로그램을 사용해서 업무를 처리하는지 미리 알고 있다면 훨씬 든든하겠죠? 엑셀만 잘하면 되는 건지, 아니면 학교만의 특별한 프로그램이 있는지 궁금하신 분들을 위해 준비했습니다.

오늘은 대학교 교직원이 매일 숨 쉬듯이 사용하는 '행정 프로그램 3가지'를 소개하고, 미리 어떻게 준비하면 좋을지 알려드리겠습니다.

1. 학교 교육행정 시스템 (ERP/그룹웨어)

가장 메인이 되는 프로그램입니다. 학교마다 이름은 다르지만, 모든 행정 업무의 시작과 끝이 이곳에서 이루어집니다.

학교마다 다른 이름들

학교마다 부르는 이름이 다릅니다. 종합정보시스템, 차세대시스템, U-캠퍼스, 스마트캠퍼스 등 다양한 이름으로 불립니다. 하지만 기능은 대동소이합니다.

웹사이트 형태로 인터넷 브라우저에서 접속하는 경우도 있고, 별도 프로그램을 설치해야 하는 경우도 있습니다. 최근에는 웹 기반이 대세입니다.

주요 기능 4가지

전자 결재

대학교에서는 모든 공식적인 업무를 '기안문'이라는 문서로 처리합니다. 예산을 쓰거나, 행사를 개최하거나, 규정을 변경하거나, 외부에 공문을 보낼 때 모두 기안문을 작성해야 합니다.

이 기안문을 전자 결재 시스템에서 작성하고, 결재 라인을 설정하고, 상신(올림)합니다. 그러면 팀장, 처장 등을 거쳐 최종 결재권자까지 올라가고, 승인이 나면 효력이 발생합니다.

전자 결재 시스템을 잘 다루는 것이 교직원의 기본 중의 기본입니다. 기안문 양식 찾기, 첨부 파일 넣기, 결재선 지정하기, 수정 요청 대응하기 등을 익혀야 합니다.

인사/급여

내 월급 명세서를 확인하고, 연차를 신청하며, 연말정산을 하는 등 개인 인사 관련 업무를 처리합니다.

"이번 달 급여가 얼마 들어왔나?", "내 연차가 몇 일 남았지?", "연말정산 서류는 어디서 제출하지?" 같은 것들을 모두 이 시스템에서 확인하고 처리합니다.

또한 인사팀이나 총무처에서 일하게 되면, 다른 직원들의 인사 발령, 승진, 급여 지급 등을 이 시스템으로 관리합니다.

재무/회계

부서 예산을 관리하고, 지출 품의를 올리며, 집행 내역을 확인하는 기능입니다.

"우리 부서 예산이 얼마 남았지?", "이 물품을 사려면 어떻게 품의를 올리지?", "지난달에 집행한 내역을 확인하려면?" 같은 것들을 시스템에서 처리합니다.

특히 총무처나 기획처에서 일하면 학교 전체 예산을 관리하는 고급 기능까지 사용하게 됩니다.

학사 행정 (핵심)

학생들의 성적, 수강신청, 학적 변동(휴학, 복학, 제적 등), 졸업 관리 등을 처리하는 메뉴입니다.

이것이 대학교 교육행정 시스템의 핵심입니다. 일반 회사의 ERP와 다른 점이 바로 이 학사 행정 기능입니다.

부서별로 권한이 다르게 부여됩니다. 예를 들어 교무처는 학적과 성적 관련 메뉴에 접근할 수 있지만, 총무처는 접근할 수 없습니다. 학생처는 장학금 관련 메뉴에 접근할 수 있습니다.

자기 부서에서 담당하는 메뉴와 기능을 빠르게 익히는 것이 중요합니다.

입사 첫날의 팁

입사 첫날 아이디를 발급받게 됩니다. 보통 사번이 아이디가 되고, 초기 비밀번호를 받습니다.

로그인하면 수많은 메뉴가 보여서 처음에는 당황할 수 있습니다. 하지만 실제로 자주 쓰는 메뉴는 10개 정도밖에 안 됩니다.

선배 직원이나 사수에게 "제가 자주 사용하게 될 메뉴가 어떤 것들인가요?"하고 물어보고, 그 메뉴들을 즐겨찾기에 등록해두세요.

이 시스템의 메뉴 위치와 기능을 빨리 익히는 것이 업무 적응의 지름길입니다!

처음 일주일은 메모장을 열어두고, "이 메뉴는 어디 있다", "이 기능은 이렇게 쓴다"하고 적어가며 익히세요. 한 달 정도 지나면 자연스럽게 손에 익습니다.

2. 한글(Hwp)과 엑셀(Excel)

"요즘 누가 한글 써요?" 네, 교직원은 씁니다. 아주 많이요!

한글 (필수 중의 필수)

대학교는 공문서 작성이 매우 많습니다. 공공기관 특성상 대부분 '아래아한글(Hwp)'을 표준으로 사용합니다.

MS 워드가 아니라 한글입니다. 왜냐하면 공공기관에서는 한글을 표준 문서 형식으로 정하고 있기 때문입니다. 한글문서(.hwp)로 저장하고 공유합니다.

일반 회사에서 일하다가 교직원으로 이직한 분들은 이 부분이 낯설 수 있습니다. "한글을 대학교 때 이후로 안 써봤는데..."하시는 분들이 많습니다.

하지만 걱정하지 마세요. 한글은 배우기 쉽습니다. 기본 기능은 워드와 비슷하고, 며칠만 사용하면 금방 익숙해집니다.

한글에서 중요한 것

중요 포인트는 자간, 행간, 장평, 스타일 등 문서 편집 능력입니다.

대학교 공문서는 형식이 매우 중요합니다. 정해진 양식이 있고, 글꼴, 글자 크기, 줄 간격, 여백 등이 모두 규정되어 있습니다.

상사에 따라 '문서의 미(美)'를 매우 중요시하는 분들도 계십니다. "이 줄 간격이 좀 이상한데?", "이 표가 삐뚤어졌는데?" 같은 지적을 받을 수 있습니다.

그래서 한글 문서 편집 능력을 미리 익혀두면 좋습니다. 워드프로세서 1급 수준이면 충분합니다.

표 만들기, 그림 삽입하기, 머리말/꼬리말 설정하기, 쪽 번호 매기기, 스타일 적용하기 등을 연습해보세요.

또한 '글맵시(스타일)' 기능을 잘 활용하면 문서 작성 속도가 빨라집니다. 제목, 본문, 인용문 등에 미리 정해진 스타일을 적용하면 일관된 문서를 빠르게 만들 수 있습니다.

엑셀 (만능 도구)

엑셀은 학생 데이터 관리, 통계 처리 등 만능 도구입니다. 엑셀을 잘 다루면 '일 잘하는 신입'으로 사랑받을 수 있습니다.

대학교에서는 수천 명의 학생 데이터를 다룹니다. 성적, 출석, 장학금, 등록금 등 모든 것이 데이터입니다.

교육행정 시스템에서 데이터를 추출하면 대부분 엑셀 파일로 나옵니다. 이것을 가공하고, 분석하고, 보고서를 만드는 것이 교직원의 중요한 업무입니다.

엑셀에서 꼭 알아야 할 기능

• 기본 함수: SUM, AVERAGE, COUNT, IF, VLOOKUP 등은 필수입니다.
• 피벗 테이블: 대량의 데이터를 요약하고 분석하는 강력한 도구입니다. 피벗 테이블을 잘 쓰면 복잡한 통계를 쉽게 만들 수 있습니다.
• 필터와 정렬: 필요한 데이터만 골라내고 정리하는 기능입니다.
• 조건부 서식: 특정 조건에 맞는 셀에 색을 입히는 등 시각적으로 표현하는 기능입니다.
• 차트: 데이터를 그래프로 만들어 보고서에 넣습니다.

컴퓨터활용능력 2급이나 1급 수준의 엑셀 실력이면 충분합니다. 만약 엑셀에 자신이 없다면, 입사 전에 유튜브나 온라인 강의로 기본 기능을 익혀두는 것을 추천합니다.

3. 국가 사업 관리 시스템 (e-나라도움 등)

대학교는 교육부 등 정부 기관과 연계된 사업을 많이 수행합니다.

무슨 시스템인가요?

정부에서 대학에 예산을 지원하는 사업들이 많습니다. 대학혁신지원사업, LINC 사업, BK21 사업, 산학협력 중점교수 사업 등 다양합니다.

이런 사업을 수행할 때, 해당 부처(교육부, 과학기술정보통신부 등)에서 운영하는 별도의 관리 시스템을 사용해야 합니다.

대표적인 것이 'e-나라도움'입니다. 이것은 정부 보조금을 집행하고 정산하는 시스템입니다. 국가 예산을 받아서 쓸 때는 반드시 이 시스템에 기록하고 보고해야 합니다.

또한 사업별로 별도의 성과관리 시스템이 있을 수 있습니다. 예를 들어 LINC 사업을 하면 LINC 사업 전용 관리 시스템에 접속해 실적을 입력하고 보고서를 제출합니다.

난이도는?

처음에 보면 복잡해 보이지만, 보통 두꺼운 매뉴얼 책자를 주니 너무 걱정하지 않으셔도 됩니다.

정부 시스템은 사용자 매뉴얼이 매우 상세합니다. 100페이지가 넘는 매뉴얼이 있고, 스크린샷과 함께 단계별로 설명되어 있습니다.

또한 담당 부처에서 사용자 교육을 제공하는 경우가 많습니다. 온라인 교육 영상을 제공하거나, 집합 교육을 열어서 시스템 사용법을 가르쳐줍니다.

그리고 대부분의 대학이 이미 그 사업을 수년간 수행해왔기 때문에, 선배 직원들이 잘 알고 있습니다. 모르면 물어보면 됩니다.

모든 부서가 쓰는 것은 아닙니다

국가 사업 관리 시스템은 모든 교직원이 사용하는 것은 아닙니다. 해당 사업을 담당하는 부서나 사업단에서만 사용합니다.

예를 들어 교무처나 총무처 일반 행정 업무를 하면 이런 시스템을 안 쓸 수도 있습니다. 반면 기획처, 산학협력단, 특정 사업단에 배치되면 이런 시스템을 자주 사용하게 됩니다.

그러니 모든 신입이 반드시 배워야 하는 것은 아니지만, 알아두면 도움이 됩니다.

미리 준비하면 좋은 것들

입사 전에 미리 준비하면 좋은 것들을 정리해드리겠습니다.

한글 프로그램 익히기

한컴오피스 한글을 설치하고, 기본 기능을 익혀보세요. 유튜브에 "한글 사용법", "한글 공문서 작성" 같은 영상이 많습니다. 한두 시간 투자해서 보면 큰 도움이 됩니다.

엑셀 기본 함수 복습

엑셀 기본 함수(SUM, IF, VLOOKUP 등)와 피벗 테이블을 복습하세요. 이미 아신다면 넘어가도 되지만, 오랜만이라면 다시 한번 연습해보는 것이 좋습니다.

타자 속도 높이기

의외로 중요한 것이 타자 속도입니다. 하루 종일 문서를 작성하고 이메일을 쓰는데, 타자가 느리면 시간이 배로 걸립니다.

한글 타자와 영문 타자 모두 어느 정도 속도가 나오면 좋습니다. 타자 연습 프로그램으로 연습해보세요.

너무 걱정하지 마세요

하지만 가장 중요한 것은 너무 걱정하지 말라는 것입니다.

입사해서 사수분들께 배우고, 매뉴얼을 보고, 민원 전화 몇 번 받다 보면 자연스럽게 손에 익게 됩니다.

실제로 신입 교직원은 처음 몇 주 동안 교육 기간을 갖는 경우가 많습니다. 선배가 옆에서 하나하나 가르쳐주고, 같이 해보면서 배웁니다.

모르는 것은 언제든 물어보세요. "이거 어떻게 하는 건가요?"라고 물으면 다들 친절하게 알려줍니다. 신입이니까 모르는 게 당연합니다.

마치며

오늘 알려드린 3가지, 교육행정 시스템, 한글과 엑셀, 국가사업 시스템만 머릿속에 넣어두고 가셔도, 첫 출근 발걸음이 한결 가벼워지실 거예요.

프로그램은 도구일 뿐입니다. 중요한 것은 성실한 태도, 배우려는 자세, 그리고 동료들과 잘 지내는 것입니다.

첫 출근 준비하시는 모든 분들, 축하드리고 응원합니다!