신입사원 전화 예절의 모든 것 - "여보세요"는 절대 금지입니다

안녕하세요, 다루하루TV입니다!

"회사 전화가 울리는데... 어떻게 받아야 할지 모르겠어요."

신입사원이 회사에서 가장 떨리는 순간 중 하나가 전화기가 울릴 때입니다. 친구한테는 그렇게 말 잘하는데, 회사 전화 앞에서는 입이 얼어붙는 분들이 정말 많아요.

특히 요즘 신입사원 세대는 카톡과 메신저가 익숙해서 전화 자체가 어색한 분들이 많습니다. 그래서 더더욱 미리 익혀두지 않으면 첫 통화에서 큰 실수를 하기 쉽습니다.

이번 글에서는 회사 전화 예절의 기본부터 실전 멘트까지 신입사원이 꼭 알아야 할 모든 것을 정리해드리겠습니다.

1. 가장 큰 원칙 - 전화 건 사람이 먼저 본인을 밝힌다

이게 회사 전화 예절의 가장 기본이자 가장 중요한 원칙입니다.

학교에서, 친구 사이에서는 "여보세요"로 시작하는 게 일반적이었죠. 하지만 회사에서는 다릅니다.

전화를 건 사람이 먼저 자신의 소속·직책·이름을 말한다.

이게 사회생활의 기본 매너입니다. 받는 사람이 "누구세요?"라고 물어볼 필요 없이, 전화 건 쪽에서 먼저 신원을 명확히 밝히는 것이죠.

왜 이게 중요할까?

(1) 받는 사람의 시간을 아끼기 위함

받는 사람이 "어디서 거셨죠?", "성함이 어떻게 되시죠?"라고 일일이 물어보게 만드는 건 결례입니다. 처음부터 본인을 밝히면 통화가 훨씬 깔끔하고 빠르게 진행됩니다.

(2) 비즈니스 통화의 신뢰감 형성

본인을 명확히 밝히는 사람과 그렇지 않은 사람의 신뢰도는 천지차이입니다. "안녕하세요, 저 좀 아까 메일 드렸던 사람인데요..."로 시작하는 전화와 "안녕하세요, OO기업 OO팀 OOO 대리입니다"로 시작하는 전화는 받는 사람 입장에서 완전히 다른 인상을 줍니다.

(3) 통화 내용의 책임 소재 명확화

회사 통화는 공식 업무입니다. 누가, 어떤 자격으로, 어떤 회사를 대표해 통화하는지를 분명히 해야 통화 내용에 책임이 따릅니다.

2. 전화 거는 매너 - 실전 멘트

기본 패턴

[인사] + [본인 소속·이름] + [용건]

"안녕하세요. OO기업 OO팀 OOO 대리입니다.
OO 건으로 전화드렸습니다."

이 패턴 하나만 외워두셔도 회사 전화의 90%는 해결됩니다.

상황별 실전 멘트

(1) 외부 거래처에 처음 거는 전화

"안녕하십니까. OO기업 OO팀 OOO 대리입니다.
OO 부장님 자리에 계신가요?"

(2) 사내 다른 부서에 거는 전화

"안녕하세요. OO팀 OOO입니다.
OO 과장님 부탁드립니다."

(3) 윗사람에게 거는 전화

"부서장님, 안녕하십니까. OOO입니다.
바쁘신데 죄송합니다. OO 건으로 잠시 통화 가능하실까요?"

(4) 메모를 남길 때

"안녕하세요. OO기업 OO팀 OOO 대리입니다.
OO 부장님께 메모 남겨주실 수 있을까요?
OO 건 관련해서 전화드렸다고 전해주시고,
회신 부탁드린다고 말씀해 주시면 감사하겠습니다.
연락처는 02-1234-5678입니다."

전화 걸기 전에 반드시 점검해야 할 것

(1) 통화 내용 미리 정리

종이에 핵심 키워드를 적어두고 거세요. 신입사원이 가장 많이 하는 실수가 "전화 걸어놓고 막상 무슨 말을 할지 정리가 안 된" 상태입니다.

• 무엇을 위해 전화하는가
• 상대에게 어떤 답을 받아야 하는가
• 알려줘야 할 정보(날짜, 금액, 연락처 등)는 무엇인가

(2) 시간대 확인

업무 시간 외 전화는 결례입니다.

• 너무 이른 시간 (오전 9시 전): 출근 직후라 정신없음
• 점심시간 (12~1시): 식사 중일 가능성
• 퇴근 직전 (5시 30분 이후): 마무리 중이라 부담스러움
• 너무 늦은 시간 (오후 5시 이후 거래처): 거래처는 6시까지가 안전

가장 무난한 시간대는 오전 10~11시, 오후 2~4시입니다.

(3) 펜과 메모지 준비

통화 중 받아 적어야 할 정보가 반드시 생깁니다. 미리 준비해두세요.

3. 전화 받는 매너 - "여보세요"는 절대 금지

회사 전화 받을 때 첫마디

가장 많이 헷갈리는 부분입니다. "여보세요"는 회사에서 절대 쓰지 않습니다.

기본 패턴

[인사] + [회사명·부서명·이름]

"안녕하십니까. OO기업 OO팀 OOO입니다."

또는 짧게:

"네, OO팀 OOO입니다."

상황별 받는 멘트

(1) 외부 전화 (주로 대표번호로 들어옴)

"안녕하십니까. OO기업입니다."
"안녕하십니까. OO기업 OO팀 OOO입니다."

(2) 내선 전화 (사내에서 걸려온 것)

"네, OO팀 OOO입니다."
"OO팀 OOO입니다."

(3) 다른 사람을 찾는 전화를 받았을 때

상대가 본인을 안 밝히고 "OO 과장 자리에 계세요?"라고 물으면, 확인하기 전에 누구신지 먼저 여쭙는 것이 매너입니다.

"네, 실례지만 어디서 거셨나요?"
"실례지만 어떤 분이라고 전해드릴까요?"

이렇게 묻고 나서 해당자에게 연결합니다.

(4) 찾는 사람이 자리에 없을 때

"OO 과장님은 지금 자리를 비우셨습니다.
메모 남겨드릴까요? 아니면 다른 도움 드릴 일이 있을까요?"

또는 외부 전화라면:

"OO 과장님 지금 회의 중이십니다.
3시쯤 자리에 돌아오실 예정인데,
연락처 남겨주시면 회신드리도록 전해드리겠습니다."

자리에 없는 사유를 너무 자세히 말하지 마세요. 외부에 "지금 화장실 가셨어요" 같은 말을 하면 회사 이미지에 안 좋습니다. "자리를 비우셨다" 정도로만 말하는 게 무난합니다.

4. 전화 받을 때 절대 하면 안 되는 행동

(1) "여보세요"로 받기

이건 정말 안 됩니다. 회사 전화는 회사를 대표해서 받는 것입니다. 본인이 누구인지, 어디 소속인지를 명확히 밝히는 게 첫 번째 매너예요.

(2) 너무 늦게 받기

3번 울리기 전에 받는 게 표준입니다. 3번 이상 울렸다면 이렇게 시작하세요.

"안녕하십니까. 늦게 받아서 죄송합니다. OO팀 OOO입니다."

(3) 큰 소리로 떠드는 중에 받기

전화기 너머로 사무실 분위기가 그대로 전달됩니다. 받기 전에 한 호흡 정리하고 받으세요.

(4) 음식·껌을 입에 넣은 채 받기

말소리가 명확하지 않게 들립니다. 입에 뭐가 있다면 무조건 빼고 받으세요.

(5) 내용 확인 없이 끊기

"네, 알겠습니다"만 하고 끊으면 나중에 문제가 됩니다. 반드시 핵심 내용을 복창하세요.

"네, 그럼 5월 5일 오후 3시에 본관 회의실에서 미팅,
참석자는 5명, 이렇게 정리해 드리면 될까요?"

(6) 보류(Hold) 처리 없이 다른 일 하기

찾는 사람을 부르러 가야 할 때, 반드시 보류 버튼을 누르고 가세요. 수화기를 그냥 책상에 놓으면 사무실 대화가 그대로 들립니다.

5. 보류·연결·전달 - 헷갈리는 기능들

회사 전화기에는 보통 다음 기능들이 있습니다.

보류 (Hold)

상대를 잠시 기다리게 할 때 사용합니다.

"잠시만 기다려 주시겠습니까? 확인 후 다시 말씀드리겠습니다."
[보류 버튼 누르기]

보류는 30초를 넘기지 않는 게 좋습니다. 길어질 것 같으면 한 번 더 양해를 구하세요.

"확인이 조금 더 걸릴 것 같습니다.
번호 남겨주시면 회신드려도 될까요?"

전화 돌리기 (Transfer)

다른 사람에게 연결할 때:

"네, OO 과장님께 연결해 드리겠습니다.
잠시만 기다려 주십시오."
[전송 기능으로 해당 내선번호로 연결]

연결 전에 상대에게 미리 누가 어떤 용건으로 거셨는지 알려주는 것이 매너입니다. 회사 전화기에 따라 인터컴 기능을 활용하세요.

전화 돌리기 실패 시

전송이 안 되거나 받는 사람이 없을 때:

"OO 과장님이 지금 통화 중이신 것 같습니다.
잠시 후 다시 연결해 드릴까요?
아니면 메모 남겨드릴까요?"

6. 메모 받기 - 신입의 단골 업무

신입사원이 가장 자주 하게 되는 일이 다른 사람에게 온 전화 메모 받기입니다. 그런데 이걸 제대로 못 하면 정말 큰 일이 납니다.

메모에 반드시 들어가야 할 6가지

전화 메모는 6하 원칙으로 적어야 합니다.

(1) 누가 - 전화 건 사람의 회사·부서·이름·직책 (2) 언제 - 전화 받은 시각 (3) 누구에게 - 누구를 찾았는지 (4) 무엇을 - 어떤 용건인지 (5) 어떻게 - 회신 요청? 다시 거실 예정? (6) 연락처 - 회신할 번호

메모 양식 예시

[전화 메모]

받은 사람: OOO
받은 시각: 5월 1일 14:30

전화 건 곳: OO기업 영업팀
거신 분: 김철수 과장
연락처: 02-1234-5678

찾으신 분: 박영희 부장님

용건: 다음 주 미팅 일정 조율 건
회신 방법: 박 부장님께서 시간 되실 때 회신 부탁
긴급도: 보통

회사마다 양식이 있는 곳도 있고, 포스트잇에 간단히 적는 곳도 있습니다. 부서의 표준 방식을 빠르게 파악하세요.

메모 전달의 핵심

• 즉시 전달이 원칙입니다. 자리에 돌아올 때까지 기다리지 마세요.
• 메신저로도 한 번 더 알려주는 게 안전합니다.
• 본인이 자리를 비울 때는 옆 동료에게도 메모 위치를 공유하세요.

7. 끊을 때의 매너 - 누가 먼저 끊어야 하나?

이것도 신입이 자주 헷갈리는 부분입니다.

기본 원칙

(1) 윗사람·고객·거래처가 먼저 끊는다

본인이 윗사람보다 먼저 전화를 끊는 건 결례입니다. 상대방이 끊는 소리를 들은 후에 끊으세요.

(2) 전화를 건 쪽이 먼저 끊는다 (동등한 관계일 때)

본인이 전화를 걸었다면 본인이 먼저 끊는 게 매너입니다.

(3) 수화기는 살살 내려놓는다

탁! 소리 나게 끊으면 듣는 쪽 입장에서 굉장히 거슬립니다. 전화기에 따라 끊기 버튼을 살짝 누르거나, 수화기를 천천히 내려놓으세요.

끊기 전 마무리 멘트

(1) 외부 전화

"바쁘신 와중에 시간 내주셔서 감사합니다.
좋은 하루 보내십시오."

(2) 내부 전화

"네, 감사합니다. 수고하세요."
"확인 부탁드리겠습니다. 감사합니다."

(3) 윗사람과의 통화

"네, 알겠습니다. 감사합니다. 들어가십시오."

"수고하세요"는 윗사람에게는 쓰지 않는 게 안전합니다. "들어가십시오" 또는 "감사합니다"로 마무리하세요.

8. 신입이 자주 하는 전화 실수 TOP 7

현직자 입장에서 정말 많이 보는 실수들입니다.

(1) 본인이 누군지 안 밝히고 다짜고짜 용건부터

❌ "저 그 OO 건 어떻게 됐나요?"
⭕ "안녕하세요. OO팀 OOO입니다. OO 건 진행 상황 여쭤보려고 전화드렸습니다."

(2) "여보세요"로 받기

회사 전화는 회사를 대표해서 받는 것입니다.

(3) 통화 내용 메모 안 함

분명히 들었는데 자리에 돌아오면 흐릿한 경우가 많습니다. 무조건 메모하면서 통화하세요.

(4) 모르는 걸 즉답함

신입이 가장 위험한 행동입니다. 정확히 모르는 사안에 대해 즉답하면 큰 사고가 납니다.

❌ "아, 그건 아마 다음 주에 처리될 거예요."
⭕ "확인 후 정확히 회신드리겠습니다. 연락처 남겨주시면 30분 안에 답변드리겠습니다."

(5) 사내 정보를 외부에 흘림

"OO 부장님 지금 휴가 가셨어요", "OO 사업 결과가 안 좋아서 다들 분위기가..." 같은 발언은 큰 문제가 됩니다.

(6) 통화 중 본인 일에 집중하면서 건성으로 답함

상대는 다 압니다. 통화 중에는 통화에만 집중하세요.

(7) 전화 끊기 전에 다음 일정 확인 안 함

통화 끝났을 때 "그럼 다음 단계는 무엇인지", "언제 다시 연락할지", "필요한 자료가 무엇인지"를 명확히 정리하지 않으면 같은 일로 또 통화해야 합니다.

9. 전화 공포증을 극복하는 5가지 방법

요즘 신입사원 중에 콜포비아(Call phobia)라고 불릴 정도로 전화를 두려워하는 분들이 많습니다. 저도 처음에 그랬어요. 극복 방법을 정리해드립니다.

(1) 멘트를 종이에 미리 적어두기

처음 한 달은 자주 쓰는 멘트를 책상에 붙여두세요. 첫인사, 메모 받기, 끊기 멘트 등. 보고 읽는 것만으로도 떨림이 줄어듭니다.

(2) 빈 전화 받기 연습

집에서 친구와 역할 놀이를 해보세요. "회사 전화 받기"를 5분만 연습해도 실전에서 훨씬 자연스러워집니다.

(3) 첫 통화는 짧고 단순한 것부터

복잡한 업무 통화는 사수가 처리하게 두고, 처음에는 간단한 메모 받기, 일정 확인 같은 단순 통화부터 맡으세요.

(4) 통화 후 기록하고 복기하기

통화 끝나면 어떤 점이 잘되고 어떤 점이 부족했는지 짧게 메모해보세요. 한 달이면 패턴이 보입니다.

(5) 발음과 톤 연습

회사 전화는 약간 높은 톤, 또박또박한 발음이 듣기 좋습니다. 평소 말투보다 한 단계 정중하고 명확하게.

마치며

전화 예절은 회사 생활 첫 1주일에 가장 빠르게 평가받는 영역입니다. 신입사원이 전화 받는 모습을 보면 그 사람의 준비성, 책임감, 회사를 대표하는 마음가짐이 그대로 드러나거든요.

처음에는 정말 떨릴 거예요. 저도 첫 한 달은 회사 전화벨 소리만 들어도 심장이 뛰었습니다. 그런데 한 달만 지나면 자연스러워지고, 3개월 지나면 능숙해집니다. 두려워하지 말고 일단 받으세요.

그리고 가장 중요한 한 가지를 다시 강조하고 싶습니다. 전화를 건 사람이 먼저 본인의 소속과 이름을 밝히는 것, 이 원칙 하나만 잘 지켜도 사회생활 매너의 절반은 해결됩니다.

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