신입 교직원이 반드시 알아야 할 학칙과 규정의 모든 것

안녕하세요, 다루하루TV입니다!

교직원 취업을 준비하시는 분들, 혹은 이제 막 합격해서 출근을 앞두신 분들! 학교 행정 업무가 어떻게 돌아가는지 궁금하시죠?

자유로운 캠퍼스 분위기처럼 업무도 자유롭게 할 수 있을까요? 내 판단대로, 내 방식대로 일을 처리할 수 있을까요?

정답은 NO입니다. 대학교 행정은 생각보다 훨씬 더 체계적이고 규범적입니다.

오늘은 대학교 교직원 업무의 알파이자 오메가, '학칙과 규정'에 대해 이야기해 보려 합니다. 이것만 잘 알아도 "신입인데 일 잘하네?" 소리 들을 수 있습니다!

1. 대학교의 법(Law), '학칙'이란?

우리나라가 헌법과 법률에 따라 돌아가는 법치국가인 것처럼, 대학교도 엄연한 규범 체계를 가지고 있습니다.

국가와 대학의 법 체계 비교

우리나라의 법 체계는 이렇게 되어 있습니다.

• 헌법 (최상위법)
• 법률 (국회에서 제정)
• 명령 (대통령령, 총리령, 부령)
• 조례 및 규칙 (지방자치단체)

이와 유사하게 대학교도 위계적인 규범 체계를 가지고 있습니다.

• 학칙 (최상위 규범)
• 규정 (학칙의 위임을 받아 제정)
• 시행세칙 또는 지침 (규정의 세부 사항)
• 매뉴얼 (실무 처리 방법)

이 중에서 '학칙'은 국가의 '헌법'과 같습니다.

학칙이란 무엇인가

학칙은 학교 운영의 가장 기본이 되는 규칙입니다. 교육부 인가를 받을 때 반드시 필요한 가장 높은 상위법입니다.

학칙에는 무엇이 담겨 있을까요?

학교의 명칭과 위치, 학교의 목적, 학과 및 정원, 학년과 학기, 수업 연한, 입학·편입학·재입학, 휴학·복학·퇴학, 수업료 및 입학금, 학점과 성적, 졸업 요건, 학위 수여, 교원 조직, 학생 징계, 학칙 개정 절차 등이 포함됩니다.

즉, 대학 운영의 거의 모든 기본 사항이 학칙에 명시되어 있습니다.

학칙의 법적 지위

학칙은 단순한 내부 지침이 아닙니다. 법적 효력을 가진 규범입니다.

고등교육법 제6조에서는 "학교의 장은 법령의 범위에서 학칙을 제정하거나 개정할 수 있다"고 규정하고 있습니다. 즉, 학칙은 법령에 근거를 두고 있으며, 법령의 범위 내에서만 제정할 수 있습니다.

학칙을 위반하면 어떻게 될까요? 학칙 위반은 법 위반과 같습니다. 예를 들어 학생이 학칙을 어기면 징계를 받을 수 있고, 교직원이 학칙을 무시하고 업무를 처리하면 그 처분이 무효가 될 수 있습니다.

학칙 개정 절차

학칙은 함부로 바꿀 수 없습니다. 엄격한 절차를 거쳐야 합니다.

보통 이런 단계를 거칩니다.

1. 학칙 개정안 작성 (담당 부서)
2. 각 부서 및 관련 위원회 검토
3. 학칙 개정위원회 심의
4. 총장 승인
5. 교육부 보고 (중요 사항은 인가 필요)
6. 공포 및 시행

이렇게 복잡한 과정을 거치기 때문에, 학칙은 자주 바뀌지 않습니다. 한 번 정해지면 몇 년간 유지되는 경우가 많습니다.

따라서 학교의 모든 업무는 이 학칙을 벗어날 수 없습니다. 학칙에서 정한 것을 임의로 바꿀 수 없습니다.

2. 업무의 95%는 '규정'대로 흐른다!

"교직원 업무, 얼마나 유연한가요?"라고 물으신다면, 저는 "95%는 정해진 틀대로 움직입니다"라고 대답합니다.

규정의 역할

학칙이 큰 틀이라면, '규정'은 구체적인 실행 방법입니다.

학칙에는 기본 원칙만 담겨 있습니다. 예를 들어 학칙에 "장학금을 지급할 수 있다"고만 써있으면, 구체적으로 누구에게, 얼마를, 어떤 기준으로 지급할지는 나와 있지 않습니다.

이런 구체적인 내용은 '장학금 지급 규정'에 명시됩니다. 성적 우수 장학금은 평점 몇 점 이상, 가계 곤란 장학금은 소득 분위 몇 이하, 지급 금액은 얼마 같은 세부 사항이 규정에 담깁니다.

마찬가지로 휴학과 복학에 대해서도 학칙에는 원칙만 있고, 구체적인 신청 기간, 제출 서류, 처리 절차 등은 '학적 규정'에 명시됩니다.

규정의 종류

대학교에는 수십, 수백 개의 규정이 있습니다.

• 학사 관련: 학적 규정, 성적 처리 규정, 수강신청 규정, 졸업 규정
• 학생 지원 관련: 장학금 규정, 기숙사 규정, 학생 활동 지원 규정
• 인사 관련: 교원 인사 규정, 직원 인사 규정, 보수 규정
• 재무 관련: 회계 규정, 예산 편성 규정, 물품 구매 규정
• 연구 관련: 연구비 관리 규정, 연구윤리 규정, IRB 운영 규정
• 시설 관련: 시설 관리 규정, 안전 관리 규정

각 부서는 자기 부서와 관련된 규정들을 관리하고, 그 규정에 따라 업무를 처리합니다.

왜 규정이 중요한가

교직원의 모든 업무는 규정에 근거해야 합니다.

만약 학생이 "휴학을 하고 싶은데 어떻게 하나요?"라고 물으면, 담당 직원은 자기 생각대로 답하는 것이 아니라 학적 규정을 보고 답해야 합니다.

"규정에 따르면 휴학 신청 기간은 매 학기 개강 후 2주 이내이며, 휴학 신청서와 사유서를 제출하셔야 합니다"하고 정확히 안내해야 합니다.

만약 규정과 다르게 안내했다가 나중에 문제가 생기면 어떻게 될까요? 민원이 들어오고, 학교가 책임을 져야 할 수도 있습니다.

반대로 규정을 정확히 알고 있으면, 자신감 있게 업무를 처리할 수 있고, 민원에도 당당하게 대응할 수 있습니다.

신입 사원의 흔한 실수

입사 초반, 규정을 제대로 숙지하지 못한 상태에서 민원 전화를 받았다가 잘못된 정보를 안내하는 경우가 종종 발생합니다.

예를 들어 학생이 "복학하려면 언제까지 신청해야 하나요?"라고 물었는데, 신입 직원이 규정을 확인하지 않고 "아마 개강 전까지면 될 것 같아요"하고 대충 답했다고 가정해봅시다.

그런데 실제 규정에는 "복학 신청은 개강 1주일 전까지 해야 한다"고 명시되어 있다면? 학생은 개강 직전에 신청했다가 거부당하고, "담당 직원이 가능하다고 했는데 왜 안 되냐"고 항의합니다.

이는 나중에 큰 민원으로 번질 수 있습니다. 학생은 피해를 입었다고 주장하고, 학교는 사과하고, 담당 직원은 질책을 받습니다.

이런 일을 피하려면 어떻게 해야 할까요? 규정을 숙지하고, 확실하지 않으면 규정을 확인한 후 답변하는 것입니다.

"잠시만 기다려주세요, 규정을 확인해보겠습니다"하고 말하는 것이 훨씬 안전합니다.

3. 다루하루의 실무 적응 꿀팁

교직원 합격 후 첫 출근을 앞두고 있다면, 혹은 업무 적응이 어렵다면 딱 2가지만 기억하세요.

1. "내 업무의 근거는 규정에 있다"

모든 업무 처리는 내 생각이 아닌, 학교 규정에 근거해야 합니다.

이것은 매우 중요한 원칙입니다. 일반 회사에서는 "고객을 만족시키려면 이렇게 하는 게 낫지 않을까?"하고 유연하게 대처할 수 있습니다.

하지만 대학교는 공공성을 띤 교육기관입니다. 모든 학생을 공평하게 대우해야 하고, 투명하게 운영되어야 합니다.

그래서 규정이 있는 것입니다. 누가 담당자든, 언제 처리하든, 같은 기준으로 처리되도록 하기 위해서입니다.

따라서 "제 생각에는 이 학생을 도와주는 게 맞는 것 같은데..."하고 선의로 규정을 어기면 안 됩니다. 그것이 다른 학생들에게는 불공평한 처사가 될 수 있습니다.

항상 "규정에 이렇게 되어 있으니까 이렇게 처리한다"는 마인드를 가지세요.

2. "닥치고 규정 암기(?)"

너무 과격한 표현인가요? 하지만 사실입니다.

내가 속한 부서와 관련된 학칙과 규정을 최대한 빨리 읽어보고 숙지하세요.

입사 첫날 또는 첫 주에 할 일 중 하나는 바로 이것입니다. 선배에게 "제가 알아야 할 중요한 규정이 어떤 것들인가요?"하고 물어보세요.

그러면 선배가 "우리 부서는 이 규정, 저 규정을 주로 보니까 이것들 먼저 읽어봐"하고 알려줄 것입니다.

그 규정들을 출력하거나 PDF로 받아서 정독하세요. 처음에는 이해가 안 될 수 있습니다. 전문 용어도 많고, 법률 문체라 딱딱합니다.

하지만 계속 읽다 보면 익숙해집니다. 한 번만 읽지 말고 두세 번 읽으세요. 중요한 조항은 형광펜으로 표시하고, 이해 안 되는 부분은 선배에게 물어보세요.

규정을 잘 아는 직원이 일 처리가 빠르고, 민원 대응에서도 자신감이 생깁니다.

실제로 제가 신입일 때 규정을 열심히 읽었더니, 몇 달 후에는 선배들도 "이거 규정에 어떻게 되어 있지?"하고 저에게 물어보는 경우가 생겼습니다. 그때 뿌듯함을 느꼈습니다.

규정 공부 방법

구체적으로 어떻게 규정을 공부하면 좋을까요?

첫째, 처음에는 전체를 훑어보세요. 어떤 내용이 있는지 큰 그림을 파악합니다.

둘째, 자주 쓰는 조항을 집중적으로 읽으세요. 예를 들어 학적팀이라면 휴학, 복학, 제적 관련 조항을 중점적으로 봅니다.

셋째, 실제 업무를 하면서 규정을 찾아보는 연습을 하세요. "이 경우는 규정 몇 조에 해당하지?"하고 찾아보는 습관을 들입니다.

넷째, 규정 개정 사항을 놓치지 마세요. 규정은 가끔 바뀝니다. 개정 공문이 오면 반드시 확인하고, 무엇이 바뀌었는지 체크합니다.

다섯째, 궁금한 것은 언제든 선배에게 물어보세요. "이 조항의 의미가 정확히 뭔가요?", "이런 경우는 어떻게 처리하나요?" 같은 질문을 주저하지 마세요.

규정과 함께 일하기

규정을 잘 안다고 해서 융통성이 없어지는 것은 아닙니다.

오히려 규정을 잘 알면, 규정 범위 내에서 최선의 방법을 찾을 수 있습니다.

예를 들어 학생이 특별한 사정으로 기한을 넘겼는데 도와주고 싶다면, 규정을 살펴보세요. "예외 사유"나 "총장 승인으로 기한 연장 가능" 같은 조항이 있을 수 있습니다.

그런 조항을 찾아서 학생에게 "이런 절차를 밟으면 가능할 것 같습니다"하고 안내할 수 있습니다.

규정은 여러분을 제약하는 것이 아니라, 여러분을 보호하는 무기입니다.

실제 사례: 규정을 몰라서 생긴 문제

제가 신입일 때 겪은 일입니다.

어느 날 학생이 전화해서 "성적에 이의가 있는데 어떻게 하나요?"라고 물었습니다. 저는 규정을 제대로 확인하지 않고 "교수님께 직접 말씀드리면 될 것 같아요"하고 답했습니다.

그런데 실제로는 '성적 이의 신청 규정'이 있었고, 정해진 양식과 절차가 있었습니다. 학생은 교수님께 개별적으로 연락했다가 "공식 절차를 따르라"는 말을 듣고 다시 저에게 전화했습니다.

학생은 화가 나서 "왜 처음부터 제대로 안내해주지 않았냐"고 항의했고, 저는 사과하고 다시 안내했습니다. 다행히 큰 문제로 번지지는 않았지만, 민망하고 부끄러웠습니다.

그 일 이후로 저는 어떤 질문을 받든 규정을 먼저 확인하는 습관을 들였습니다.

마치며

공무원이 행정법을 공부하듯, 교직원은 '학교의 법'을 공부해야 합니다.

조금 딱딱하고 지루해 보일 수 있습니다. 규정 문서를 읽는 것이 재미있지는 않습니다.

하지만 이것이 여러분을 지켜주는 든든한 무기가 될 것입니다.

학생이나 학부모가 무리한 요구를 해도, "규정상 불가능합니다"라고 당당히 말할 수 있습니다. 상사가 규정에 어긋나는 지시를 해도, "이것은 규정 위반입니다"라고 조심스럽게 의견을 낼 수 있습니다.

규정을 잘 아는 것은 일을 잘하는 것의 절반입니다.

신입 교직원 여러분, 첫 출근하시면 가장 먼저 규정부터 읽어보세요. 그것이 성공적인 교직원 생활의 시작입니다.

오늘 내용이 교직원 업무를 이해하는 데 도움이 되셨기를 바랍니다.