공공기관 문서 작업, 드디어 바뀝니다 — AI 시대 행정 업무의 새로운 흐름

안녕하세요, 다루하루TV입니다!

공공기관에서도 문서 작성 관련한 급격한 변화의 움직임이 나타나기 시작했습니다.

제가 교직원으로 일을 할 때에, 그리고 공공기관 관련 일을 할 때에 정말 피곤하다고 생각했던 것이 있다면 바로 문서 작업이었습니다. 정말이지 문서작업을 하다보면 괜히 관련된 한자성어(번문욕례), Red tape라는 말이 괜히 생긴게 아니란 것이 바로 느껴지더라구요.

제가 가장 비효율적이라고 느꼈던 점

일단, 제가 가장 비효율적이라고 느꼈던 점이 뭐냐면, (물론 저도 기본적인 양식의 틀은 갖추어야 한다고 생각합니다.)

1. 현장 실무자로서 현장일을 제대로 하지 못하고, 문서 작업에만 몰두해있는 상황이 생김

2. 상사마다 다른 스타일, 선호하는 문장, 단어, 자간, 행간을 모두 맞추어야 한다. 결제자가 많으면 많을 수록 내용에 집중하지 못하고, 그저 문서를 예쁘게 꾸미는 데에만 몰두를 하게 됨

3. 최근 AI가 발전하여 문서 작성에는 최적화가 되어있는데, 한글 파일은 제대로 읽히지 않는 경우가 많아서 pdf로 변환을 하여 내용 파악을 하고, ai가 작성한 것을 다시 붙여넣고, 글 폰트 수정하고, 글 간격, 들여쓰기 등 작업을 다시 해야 함

4. 기관, 부서마다 같은 이름의 문서라도 이상하게 요구하는 양식은 조금씩 달라서, 통일된 양식을 쓰는 것이 아닌 받는 곳에서 원하는 양식에 맞추어 작성을 해야함

실무에서 겪었던 스트레스

이게 말로만 하면 뭐 그래도 별거 아닌 것 같아보이는데, 제가 실무에서 일을 할 때에는 민원 처리하느라 바쁘고, 그 가운데 각종 요청 자료 및 공문을 작성하는데, 문서 작성, 특히 문서를 예쁘게 꾸미고, 상사가 원하는 스타일, 디자인에 맞게 작업을 해야하는 시간이 너무 많이 소모가 되어 스트레스를 받았습니다.

더욱 어처구니가 없었던 것은 상사의 스타일도 상사의 기분에 따라, 그 스타일도 변동이 되니깐, 이거 참 어느 장단에 맞추어야 하나...지금 해야할 것도 많은데...이런 생각이 들더라구요.

물론 문서 작성에 있어서, 기본적인 부분은 했다는 가정하에 입니다. 그 업무의 담당자로서 해당 업무의 내용을 정확하게 파악하고, 빠뜨리는 것 없이 작성하는 것은 당연한 일입니다. 그런데 문제는 그 "내용"보다 "형식"에 시간이 더 많이 들어간다는 점이었어요. 사실 진짜 중요한 것은 그 문서가 담고 있는 내용의 정확성과 충실성인데 말이죠.

그런데 AI 시대가 되면서, 변화의 움직임이 보이기 시작했습니다

이런 답답함을 느낀 것이 저뿐만이 아니었나 봅니다. 최근 공공기관에서 문서 작업에 대한 부담을 줄이려는 다양한 움직임이 동시다발적으로 나타나고 있더라구요. 단순히 한두 가지 정책이 아니라, 일하는 방식 자체를 AI 시대에 맞게 다시 설계하는 흐름이 보입니다.

1) 행정 업무에 AI를 직접 끌어들이기 시작했습니다

가장 큰 변화는 정부가 공공기관 내부 업무에 생성형 AI를 본격 도입하기 시작했다는 점입니다.

행정안전부와 과학기술정보통신부는 중앙·지방정부가 삼성SDS, 네이버클라우드의 AI 대화형 서비스를 보안이 확보된 인프라에서 공동 활용하는 '범정부 AI 공통기반' 시범 운영에 들어갔습니다. 그동안 공공기관은 내부 행정 데이터 유출 우려 때문에 ChatGPT 같은 상용 AI 서비스 이용이 제한되어 있었는데, 이제는 정부가 직접 공무원이 쓸 수 있는 AI 환경을 만들어주는 셈이죠.

여기서 한 발 더 나아가, 행정안전부는 '지능형 업무관리 플랫폼' 시범 서비스도 시작했습니다. 과기정통부, 행안부, 식약처 3개 기관을 대상으로 메일, 메신저, 영상회의 같은 협업 도구와 AI를 연계해 단순하고 반복적인 업무를 줄이는 것이 목표라고 합니다.

이게 왜 중요하냐면, 제가 위에서 적었던 1번 문제 — "현장일은 못하고 문서 작업에만 매달리는 상황" — 을 정부 차원에서 인식하고 해결하려고 나선 것이기 때문입니다.

2) 공공AI사업지원센터 개소

2026년 4월에는 중앙부처, 지방정부, 공공기관의 AI 사업 기획부터 데이터 준비, 기술 검증, 활용 확산까지 지원하는 범정부 '공공AI사업지원센터'가 개소했습니다. AI 역량이 부족한 기관도 AI를 활용할 수 있도록 도와주는 일종의 컨트롤 타워인 셈이죠.

또한 2026년 1월 22일부터는 「인공지능 발전과 신뢰 기반 조성 등에 관한 기본법」이 시행되어, 공공부문 AI 확산의 제도적 기반도 마련되었습니다. 이제는 "AI를 도입하고 싶어도 근거가 없어서 못한다"는 변명이 통하지 않는 시대가 된 거예요.

3) 한글 파일도 AI가 읽을 수 있게 — hwp에서 hwpx로

제가 위에서 적었던 3번 문제, "AI가 한글 파일을 제대로 읽지 못해서 PDF로 변환하고 다시 붙여넣고 형식 맞추는 작업"도 해결의 실마리가 보입니다.

2026년 4월 24일, 국가인공지능전략위원회는 행정안전부, 문화체육관광부와 함께 공공부문 문서 유통 체계를 개방형 포맷(.hwpx)으로 전환한다고 발표했습니다. 기존 .hwp는 데이터 구조가 폐쇄적이라 AI가 분석하기 어려웠지만, .hwpx는 XML 기반 개방형 포맷이라 AI가 훨씬 잘 읽을 수 있거든요.

5월 18일부터는 행안부 '온나라시스템'에서 지방정부까지 .hwp 첨부가 제한되고, 10월부터는 문체부 '공직자통합메일'에서도 .hwp 첨부가 본격 제한될 예정이라고 합니다. 작은 변화처럼 보이지만, AI가 공공문서를 직접 다룰 수 있게 되는 토대가 되는 변화입니다.

4) 민원, 보고서 초안 작성에도 AI가 들어왔습니다

국민권익위원회는 국민신문고와 민원정보분석시스템에 생성형 AI를 도입해 민원 답변 추천, 빈발·중복 민원 일괄처리, AI 기반 민원 분석 체계를 구축했고, 2026년 2월부터 본격 서비스를 시작했습니다.

경기도는 초거대 언어모델(LLM)을 기반으로 AI 행정 비서 시스템을 구축해서 예산 편성, 계약서 작성, 의회 질의 응답 준비 같은 시간 많이 드는 업무를 AI가 보조하도록 설계하고 있습니다. 단순한 챗봇이 아니라 RAG(검색증강생성) 구조를 활용해 정확하고 신뢰도 높은 정보를 검색·생성하는 방식이라고 해요.

이 변화들이 모두 한 방향을 가리키고 있습니다

각각 따로 보면 별개의 정책처럼 보이지만, 가만히 들여다보면 모두 같은 방향을 향하고 있습니다.

"공무원이 형식적인 문서 작업에 매몰되지 않고, 정책 판단과 대국민 서비스에 집중할 수 있게 하자."

이게 핵심입니다. AI가 문서 초안을 쓰고, 한글 파일을 읽어주고, 메일을 요약하고, 반복되는 민원에 답해주는 동안, 사람은 진짜 중요한 판단과 결정에 시간을 쓸 수 있게 만들겠다는 것이죠.

실제로 한 조사에서 공무원들이 하루 평균 상당한 시간을 불필요한 문서 작업과 형식적인 회의에 소모한다는 결과가 나왔다고 합니다. 제가 실무에서 느꼈던 그 답답함이 통계로도 증명된 셈인데, 이걸 정부가 더 이상 외면하지 못하게 된 거예요.

다만, 진짜 변화는 "도구"가 아니라 "문화"에서 와야 합니다

물론 AI 도구가 도입된다고 해서 제가 위에서 말한 모든 문제가 한 번에 해결되는 것은 아닙니다. 제가 적었던 4가지 불편함 중에서:

• 1번(현장일보다 문서 작업에 매몰) — AI 도입으로 점차 개선될 가능성이 높습니다.
• 3번(AI가 한글 파일을 못 읽음) — hwpx 전환으로 해결되어 가는 중입니다.
• 2번(상사마다 다른 스타일), 4번(기관마다 다른 양식) — 이건 AI가 해결할 수 없습니다. 결국 조직 문화와 업무 관행의 문제니까요.

AI에게 초안을 맡겨도, 결재 라인을 따라 올라가면서 상사 취향에 맞춰 자간, 행간, 폰트를 다시 맞춰야 한다면 결국 AI 도입 효과는 반감됩니다. 진짜 변화는 "문서가 예쁜 것보다 내용이 정확한 것이 더 중요하다"는 인식이 조직 전체에 자리 잡을 때 비로소 완성될 것입니다.

마치며

오랫동안 공공기관의 문서 작업은 "하던 대로 하는 것"이 미덕이었습니다. 그런데 AI라는 도구가 등장하면서, 더 이상 "하던 대로"가 정답이 아닌 시대가 되었어요. 정부도 이걸 인지하고 빠르게 움직이기 시작했고, 제도, 인프라, 파일 포맷까지 동시에 손보고 있습니다.

문서 작업으로 스트레스 받으시는 공공기관, 교직원, 그리고 모든 실무자 분들께 이런 변화의 흐름이 작은 희망이 되었으면 합니다. 변화는 더디게 오지만, 분명히 오고 있습니다. 그리고 그 변화의 방향은 "형식보다 내용에 집중할 수 있는 환경"으로 가고 있습니다.

지금 당장 할 수 있는 것은 한글 환경설정에서 기본 저장 형식을 hwpx로 바꿔보고, 업무에 AI를 한 번 활용해보는 것입니다. 작은 시도들이 모여서 큰 변화를 만들어가는 것이니까요.

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