"전화받고, 회의 준비하고..." 교직원이 매일 마주하는 '진짜 실무' 4가지

안녕하세요, 다루하루TV입니다!

지난 시간, 정규직 교직원의 역할을 '실무를 처리하고, 일의 시작과 끝을 기록하는 사람들'이라고 정의했었죠? 아직 1편 못 보신 분들은 꼭 보고 오세요!

그렇다면 구체적으로 어떤 일을 기록하고 처리하게 될까요? 부서마다 세부 업무는 다르지만, 모든 교직원이 피할 수 없는 '공통 실무' 4가지가 있습니다. 입사 후 여러분의 일상이 될 이 업무들, 미리 알고 가면 적응이 훨씬 빠르겠죠?

1. 뗄래야 뗄 수 없는 숙명, '민원 응대'

"교직원 업무는 민원으로 시작해 민원으로 끝난다."

제가 생각하기에 교직원 업무의 1순위는 바로 민원입니다. 대학교도 공공기관에 속하기 때문에 다양한 주체로부터 문의가 끊임없이 쏟아집니다.

누가 문의를 할까요? 크게 세 부류입니다.

첫 번째, 학생과 학부모입니다. 가장 많은 비중을 차지해요. 장학금, 수강 신청, 졸업 요건, 증명서 발급 등 학사 관련 문의가 대부분입니다. 특히 수강 신청 기간이나 졸업 시즌에는 전화기가 쉴 틈이 없습니다.
두 번째, 교수님과 연구원입니다. 연구비 집행, 출장 정산, 각종 행정 절차에 대한 문의가 주를 이룹니다.
세 번째, 외부 기관입니다. 교육부, 한국장학재단, 언론사 등에서 자료 요청이나 협조 공문이 들어옵니다.

어떤 공지사항을 올리든, 그에 따른 전화 문의는 반드시 온다고 생각하시면 됩니다. 민원 응대는 피할 수 없는 숙명이에요.

"중요한 결정은 회의실에서 이루어진다."

대학교에는 정말 많은 회의가 있습니다. 학사운영위원회, 교원인사위원회, 예산심의위원회 등. 이 회의들은 학교의 중요한 정책을 결정하는 자리라서 준비 과정이 꽤 까다롭습니다.

구체적으로 어떤 일을 할까요?

회의 자료 작성, 참석자 일정 조율, 회의실 세팅(좌석 배치, 마이크 점검, 다과 준비), 그리고 회의 후 회의록 작성까지. 사소해 보이지만 중요한 회의일수록 디테일이 신경 쓰입니다.

회의 준비는 혼자 하기보다 부서원 전체가 함께 준비하는 경우가 많습니다. 특히 총장님이나 외부 인사가 참석하는 큰 회의는 의전까지 신경 써야 해서 더욱 분주해집니다.

"우리 부서 일만 잘하면 될까?"

제가 체감하기에 혼자 처리하는 업무가 65%라면, 타 부서와 함께 처리하는 업무가 35% 정도 됩니다. 대학 행정은 서로 톱니바퀴처럼 얽혀 있어서, 다른 부서에 자료를 요청하거나 공동 프로젝트를 진행할 일이 정말 많습니다.

예를 들어, 장학팀에서 장학금을 지급하려면 재무팀과 협조해야 합니다. 입학처에서 신입생을 모집하면 학사팀, 수업팀, 등록팀 등 여러 부서가 후속 업무를 처리하죠.

여기서 다루하루만의 팁! 만약 여러분이 특정 부서와 유독 전화를 많이 주고받는다면? 그 부서와 여러분은 '운명 공동체', 일명 짝꿍 부서일 확률이 높습니다. 그 부서 담당자와 친하게 지내세요!

"단순하지만 누군가는 해야 하는 일들"

마지막은 기타 잡무입니다. 주로 저연차 직원들이 맡게 되는 업무들이에요.

솔직히 "이런 것까지 내가 해야 해?" 싶을 때도 있어요. 하지만 이런 업무들이 없으면 부서가 제대로 돌아가지 않습니다. 그리고 잡무를 하면서 공문이 어떻게 오가는지, 예산은 어떻게 집행되는지 자연스럽게 파악하게 됩니다.

기초 체력을 기른다고 생각하시면 됩니다. 1~2년 지나면 자연스럽게 다른 업무로 넘어가니까요.

오늘 소개해 드린 4가지 실무, 어떠셨나요?

"일이 너무 많은 거 아냐?" 하고 겁먹으셨을 수도 있습니다. 하지만 걱정하지 마세요. 최종 합격할 정도의 역량을 가진 분들이라면 누구나 충분히 해낼 수 있는 일들입니다. 단지 처음이라 낯설 뿐이에요.

입사 전 이런 흐름을 알고 가는 것만으로도, 여러분은 이미 준비된 인재입니다!

감사합니다!