국제교류처 업무 회상: 활기 넘치던 순간들 (심화편)

안녕하세요, 다루하루TV입니다!

최근에 유튜브 영상을 하나 만들었습니다. 대학교 각 부서의 사무실 모습을 보여주는 영상을 AI를 활용해서 만들었는데, 제 머릿속에 있는 현장의 모습을 AI를 통해서 다시 구현해보니 진짜로 옛 생각도 나더라고요.

국제교류처 사진 및 영상을 만들면서 생각이 든 것이, 영상 속에서도 국제교류처의 모습은 되게 활기차 보이고, 외국인들의 모습도 보이고 하니까 다른 사무실 이미지에 비해서 더 활짝 웃는 모습의 사람들이 많이 보였습니다.

그래서 더더욱 국제교류처에서 일을 했던 기억이 생각이 났고, 기억을 다시 되살려보면서 제가 했던 일들을 더 자세하게 써내려가보려고 합니다. 이번 편은 대학교 부서와 하는 일 - 국제교류처편 심화편이라고 보면 되겠네요.

제가 맡았던 업무는 영미권 교환학생 관리, 학교 의전, 학생 프로그램 관리였는데 한 번 자세히 이야기해보도록 하겠습니다.

1. 교환학생 관리

제가 국제교류처에 인사 발령이 나고, 처음으로 사무실에 들어가서 인수인계를 받았던 업무는 바로 교환학생 관리였습니다.

부서 업무는 영미권과 아시아권 이렇게 두 업무로 나뉘어, 영미권은 미국, 캐나다, 유럽에 있는 학교와의 교류를 담당하고, 아시아권은 중국, 일본 등의 나라를 담당하고 있었습니다. 저는 여기서 영미권 교류 담당을 맡았고, 이때부터 갑자기 영어로 메일을 보내고 전화 통화를 해야 하는 상황이 생기기 시작했습니다.

교환학생 선발과 행정 처리

교환학생의 경우에는 대학교 학기에 맞추어 교환학생에 갈 학생들을 선발하고, 그 학생들이 우리 학교와 교류협력을 맺은 학교에 잘 갈 수 있도록 행정 처리를 하는 업무가 주업무였습니다.

학교에서는 협력을 맺은 학교 리스트 및 그 학교마다 파견 학생 수가 정해져 있는데, 이를 사전에 파악하여 교환학생으로 갈 수 있는 학교 리스트 공고를 내고, 교환학생 파견 모집 공고를 냈었습니다. 그리고 인기가 많은 학교는 학교 성적이나 영어 성적 점수, 면접을 통해서 어쩔 수 없이 선발을 해야 하는 상황도 많았습니다. 여기서 직접 학생들 면접을 위해 면접관으로 들어가기도 했고요.

해외 학교와의 소통

교환학생 행정 처리를 위해서는 교류를 맺은 학교에 여러 가지 확인을 위하여 메일이나 전화를 보내고는 했는데, 제가 영어가 모국어가 아니다 보니 통화할 때마다 "이번에는 소통이 잘 되어야 할 텐데..."라는 걱정을 하기도 했습니다.

그리고 또 한 가지 재미있었던 점은 유럽에 있는 학교의 경우, 해당 담당자와 통화하고 싶은데 휴가를 가서 자리를 비워둔 상황이 많았던 점도 좀 특이했던 것 같네요. 뭐 그래도 메일을 주고받으면서 처리를 하긴 했습니다.

학생 케어와 비자/기숙사 문제

교환학생 선발 학생 수가 많다 보니, 제가 교환학생 한 명 한 명 모두 집중 케어를 하지는 못했고, 일단 교류대학 담당자에게 우리 학교에서 가는 학생 명단을 전달하여, 학생들에게 연락한 후 비자, 입국, 나라에 맞는 수속을 밟을 수 있도록 요청을 했었습니다.

학생들은 해당 학교에서 연락이 오면 그에 따라 진행을 했고, 해당 학교에서 연락이 안 오면, 저와 함께 해당 학교에 연락을 하여 진행 상황을 함께 파악하고는 했습니다.

여기서 중요했던 것은 비자 발급과 학교 기숙사가 제일 중요하고, 학생들도 걱정했던 부분이었던 것 같네요. 실제로 이 부분에서 제대로 안내가 안 되거나 하여 문제가 생기면, 같이 사무실 컴퓨터에 앉아 해당 학교에 전화하면서 처리를 하곤 했습니다.

학점 인정 업무

그리고 교환학생을 갔다 오면 역시나 학점 인정 여부도 체크를 해줘야 하는데, 영미권의 학점 계산법이 우리나라와는 좀 달라서 처음에는 일일이 하나씩 체크를 하느라 시간이 많이 걸렸습니다. (이때 만약 AI가 있었으면 1분 만에 다 해냈을 텐데 말이죠ㅎㅎ)

근데 국가에 따라 진짜 바로 확인이 안 되는 국가 및 학교가 몇 있었습니다. 여기는 사무직원 선에서 결정이 어려워서, 담당 교수님 판단하에 학점 인정 여부를 인정받아 진행을 했습니다. 아무래도 학생들은 학점 인정 여부에 따라 졸업, 그리고 다음 학기에 들어야 하는 학점 수가 달라지기에 이 부분에서 민감하기도 했고요.

외국인 교환학생 관리

또한 교환학생이라는 단어를 보면 아시겠지만, 우리나라 학생이 해당 학교에 가면 그 학생 수만큼 그 학교에 학생이 우리나라로 교환학생을 오게 됩니다.

저 때에는 아직 한국 문화가 막 퍼져 나갈 시기라서 1:1 비율로 꼭 오는 것은 아니었는데, 지금은 교환학생으로 한국에 오는 것이 한국 문화를 체험할 수 있는 너무나도 좋은 기회이다 보니 그 경쟁률이 굉장히 높아졌다고 들었습니다.

이렇게 외국인 학생이 우리 학교에 오면 저 역시나, 이 학생들이 무사히 한국 및 학교에 도착할 수 있도록 안내 자료를 만들고, 기숙사 배정을 하고, 학생들이 우리 학교에서 어떻게 생활하고 수업을 들으면 되는지 안내하는 오리엔테이션도 진행을 했었습니다.

2. 학교 국제 의전

학교에서는 주기적으로 해외 교류 대학 관계자들이 우리 학교에 방문을 했고, 방문을 할 때마다 의전 준비를 해야 했습니다.

이때 참 어려웠던 점이, 외국 담당자분들 이름이 왜 그렇게 어려운 건지... 스펠링 틀릴까 봐 10번도 넘게 전달받은 이름을 체크했고, 직함명도 우리와는 다르니까 의전 배치를 할 때에도 신경을 많이 썼습니다.

그리고 이런 날은 정장을 입으면서 실무로 인해서 막 뛰어다니니까 수시로 와이셔츠를 정돈하기도 했습니다.

3. 학생 프로그램 관리

학교에서는 외국인 학생들과 함께하는 프로그램이 참 많았습니다. 아무래도 한국어어학당이 있는 학교이기도 했기에 더 많았던 것 같습니다.

그래서 학기 중간에는 외국인 학생들과 우리 학교 학생들이 함께 교류할 수 있는 축제 행사도 개최하고, 외국인 학생들이 우리 학교에 적응할 수 있도록 멘토처럼 돕는 학생 자치단체도 관리하고, 방학 때마다도 교류 맺은 외국 학교 학생들과 함께하는 프로그램을 기획 및 추진하고 했습니다.

이때에는 외국인 학생들이 한국어를 조금만 잘해도 "와~" 하곤 했는데, 지금 유튜브를 보면 이제는 한국어를 우리나라 사람처럼 하는 외국인이 이렇게 많아진 것이 놀랍기만 합니다.

마치며

제가 했던 업무를 보시면 아시겠지만, 외국어를 잘하고, 다양한 외국인들을 만나고 하는 것을 좋아하신다면, 이만큼 재밌고 좋은 업무는 없다라고 생각을 합니다.

그리고 저는 다시 1년 만에 다른 부서로 발령이 나서 못 가봤지만ㅠㅠ 우리도 역시나 해외 출장을 가면서 교류 학교 방문도 있고 하니까, 다른 교직원 직무와는 좀 색다른 경험도 할 수 있고요.

오랜만에 생각이 나서 한 번 이야기를 해봤습니다. 혹시 국제교류처에서 일을 하고 싶으신 분들에게는 조금이나마 더 국제교류처가 어떤 일을 하는지 알 수 있는 시간이 되지 않았나 싶습니다.

다음번에도 이렇게 제가 직접 경험하고 맡은 업무를 자세하게 풀어보도록 하겠습니다.

감사합니다!