대학의 안살림을 책임지는 총무처 & 제2의 배움터 평생교육원 알아보기

안녕하세요, 다루하루TV입니다!

교직원 취업을 준비하는 여러분을 위한 '대학교 부서와 하는 일' 시리즈, 벌써 네 번째 시간입니다. 앞서 교무처, 학생처, 기획처에 대해 알아보았는데요.

오늘은 대학뿐만 아니라 어느 조직에나 꼭 필요한 '총무처'와, 최근 교육 트렌드에서 중요성이 커지고 있는 '평생교육원'에 대해 핵심만 쏙쏙 정리해 드릴게요.

Part 1. 대학의 안살림꾼, '총무처'

총무처는 일반 회사에도 있는 부서라 아마 익숙하실 텐데요. 하는 일도 비슷합니다. 다만 학교라는 특수성 때문에 '등록금 관리' 업무가 추가된다는 점이 차이점이죠.

쉽게 말해, 교무처가 '수업과 학적'을, 기획처가 '전략과 예산 편성'을, 학생처가 '학생 복지'를 담당한다면, 총무처는 대학이라는 조직이 매일 원활하게 돌아가도록 뒷받침하는 '안살림 부서'입니다.

총무처의 업무는 크게 ①인사, ②회계(재무), ③시설, ④구매 이렇게 네 가지로 나뉩니다.

1. 인사 업무

직원의 채용부터 퇴직까지 모든 것을 담당하는, 총무처의 가장 중요한 업무 중 하나입니다.

주요 업무: 채용 공고 작성 및 전형 진행(서류, 필기, 면접), 신입 직원 교육 및 온보딩, 4대 보험 가입 및 급여 관리, 인사 발령 및 승진 처리, 근태 관리, 복리후생 운영, 퇴직금 정산 등

특징: 교직원을 준비할 때 가장 먼저 접하게 되는 담당자가 바로 인사팀 직원입니다. 직원들의 개인 정보와 인사 평가를 다루기 때문에, 주로 입이 무겁고 조직 내 신뢰가 두터운 분들이 배치됩니다.

인사 업무는 사람의 생애주기를 관리하는 일입니다. 신입 직원이 입사하면 채용 계약서 작성부터 4대 보험 가입, 사원증 발급, 근무 환경 세팅까지 모든 것을 챙겨야 합니다. 또한 매달 급여를 정확히 계산해 지급하고, 연말정산 시즌에는 수백 명의 직원들의 세금 관련 업무를 처리해야 합니다.

승진이나 전보(부서 이동)가 있을 때는 인사 발령 공문을 작성하고, 조직도를 업데이트하며, 해당 직원에게 통보하는 일도 인사팀의 몫입니다. 퇴직자가 생기면 퇴직금을 정산하고, 퇴직 증명서를 발급하며, 인수인계가 원활히 이루어지도록 조율합니다.

최근에는 재택근무, 유연근무제 등 다양한 근무 형태가 도입되면서 근태 관리 시스템도 복잡해졌습니다. 또한 직원들의 복리후생(경조사비, 건강검진, 휴양시설 등)을 관리하고, 직원 만족도를 높이기 위한 다양한 프로그램을 기획하기도 합니다.

인사 업무는 실수가 용납되지 않는 분야입니다. 급여 계산이 틀리거나 4대 보험 가입이 누락되면 직원들의 생계와 직결되기 때문이죠. 그만큼 정확성과 꼼꼼함이 생명인 업무입니다.

2. 회계(재무) 업무

기획처가 예산을 편성한다면, 총무처는 실제로 돈을 집행하고 장부를 쓰는 곳입니다.

주요 업무: 각 부서의 지출 증빙 자료 검토 및 승인, 출금/입금 처리, 법인카드 관리, 각종 회계 감사 대비 자료 준비, 등록금 납부 관리, 결산 및 재무제표 작성, 세무 신고 등

특징: 돈과 관련된 일이라 1원의 오차도 허용하지 않는 꼼꼼함이 필수입니다. 매년 돌아오는 등록금 납부 기간에는 눈코 뜰 새 없이 바쁩니다.

회계 업무의 핵심은 '투명성'과 '정확성'입니다. 대학은 공공성이 강한 기관이기 때문에 회계 처리가 특히 엄격합니다. 모든 지출에는 증빙 자료(영수증, 세금계산서 등)가 필요하고, 예산 범위 내에서만 집행할 수 있으며, 규정에 맞지 않는 지출은 반려해야 합니다.

등록금 관리는 회계팀의 중요한 업무 중 하나입니다. 매 학기 수천 명의 학생들이 등록금을 납부하는데, 누가 납부했고 누가 미납했는지 실시간으로 관리해야 합니다. 장학금이 적용된 학생, 분할납부를 신청한 학생, 환불을 요청한 학생 등 각각의 케이스를 정확히 처리해야 하죠.

또한 연중 몇 차례 교육부나 외부 회계법인의 감사를 받게 되는데, 이때 모든 회계 자료를 완벽하게 준비해야 합니다. 감사에서 지적 사항이 나오면 학교의 평판에도 영향을 미치기 때문에 회계팀의 책임감은 막중합니다.

최근에는 회계 시스템이 디지털화되면서 ERP(전사적 자원관리) 시스템을 활용한 전자결재, 자동 장부 생성 등이 도입되었습니다. 회계 직원은 이러한 시스템을 능숙하게 다룰 수 있어야 하며, 동시에 회계 원리와 세법에 대한 기본 지식도 갖춰야 합니다.

3. 시설 업무

드넓은 대학 캠퍼스의 건물과 시설물을 유지하고 보수하는 업무입니다.

주요 업무: 건물 유지 보수 및 수리, 전기·수도·가스 등 에너지 관리, 냉난방 시스템 운영, 소방 안전 점검, 엘리베이터 등 승강기 관리, 캠퍼스 조경 및 청소 관리, 신축 건물 공사 감독, 안전 점검 및 재난 대비 등

특징: 전문적인 지식이 필요하여 전기, 건축, 소방, 안전 관리 등 관련 자격증을 소지한 직원을 별도로 채용하는 경우가 많습니다.

시설팀은 캠퍼스의 '주치의'와 같습니다. 건물에 문제가 생기면 즉시 출동해 해결해야 하고, 문제가 생기기 전에 예방 점검을 해야 합니다. 겨울에 난방이 고장 나면 수업을 진행할 수 없고, 여름에 냉방이 안 되면 학생들의 민원이 쏟아집니다.

대학 캠퍼스는 규모가 크고 건물도 많기 때문에 관리할 것이 정말 많습니다. 강의실마다 의자와 책상 상태를 확인하고, 화장실 수도꼭지가 고장 나면 수리하고, 가로등이 나가면 교체하고, 나무가 자라면 전지를 하는 등 끊임없이 캠퍼스를 돌보는 일이 필요합니다.

특히 안전 관리는 매우 중요합니다. 소방 점검을 정기적으로 실시하고, 비상구와 소화기를 관리하며, 건물 구조물의 안전성을 점검해야 합니다. 만약 화재나 지진 같은 재난이 발생하면 신속하게 대응할 수 있는 매뉴얼과 체계를 갖추는 것도 시설팀의 역할입니다.

또한 학교가 확장되거나 리모델링할 때는 건축 공사를 감독하는 일도 합니다. 설계도를 검토하고, 공사 진행 상황을 모니터링하며, 준공 검사를 하는 등 건축 프로젝트 관리 능력도 필요합니다.

4. 구매 업무

학교에서 쓰는 볼펜 하나부터 비싼 실험 장비까지, 모든 물품 구매를 총괄합니다.

주요 업무: 각 부서의 구매 요청 접수 및 검토, 물품 구매 입찰 및 계약 체결, 납품 검수, 대금 지급 처리, 자산 등재 및 관리, 재물 조사(보유 자산 현황 파악) 등

특징: 공정한 거래를 위해 복잡한 절차(입찰 등)를 거쳐야 합니다. 수많은 학과와 부서에서 쏟아지는 구매 요청을 처리해야 해서 업무량이 상당히 많은 편입니다.

구매 업무는 생각보다 복잡합니다. 단순히 물건을 사는 것이 아니라, 공공기관으로서 투명하고 공정한 절차를 거쳐야 하기 때문입니다. 일정 금액 이상의 구매는 반드시 입찰을 통해야 하며, 여러 업체의 견적을 받아 비교하고, 최적의 조건을 제시한 업체를 선정해야 합니다.

예를 들어 한 학과에서 실험 장비를 요청하면, 구매팀은 먼저 그 장비가 정말 필요한지, 예산은 충분한지 검토합니다. 그리고 입찰 공고를 내고, 업체들의 제안서를 평가하고, 계약을 체결한 뒤, 물품이 제대로 납품되었는지 검수합니다. 문제가 있으면 반품하거나 교환 조치를 해야 하죠.

또한 구매한 물품을 자산으로 등재하고 관리하는 일도 중요합니다. 고가의 장비나 비품은 자산 번호를 부여하고, 어느 부서에서 사용 중인지 기록하며, 정기적으로 재물조사를 실시해 실물과 장부가 일치하는지 확인합니다.

최근에는 전자 조달 시스템(나라장터 등)을 통해 온라인으로 입찰과 계약이 이루어지면서 업무 효율성이 높아졌지만, 여전히 꼼꼼한 검토와 관리가 필요한 업무입니다.

💡 총무처에서 일하려면?

필요한 역량: 꼼꼼함과 정확성(특히 인사·회계), 법규와 규정에 대한 이해, 문제 해결 능력(시설), 협상 능력(구매), 멀티태스킹 능력

장점: 대학 조직의 전반적인 운영을 이해할 수 있고, 전문성을 쌓으면 어느 조직에서든 인정받을 수 있는 스킬을 갖추게 됩니다.

단점: 민원 대응이 많고(특히 회계, 시설), 정확성이 요구되는 만큼 심리적 부담이 있으며, 결산 시즌이나 감사 시즌에는 업무 강도가 높습니다.

Part 2. 제2의 배움터, '평생교육원'

최근 '평생 교육'의 중요성이 강조되면서 대학에서도 일반인을 위한 다양한 교육 과정을 운영하고 있는데, 바로 평생교육원이 그 역할을 합니다.

평생교육원이란?

평생교육원은 대학의 교육 자원을 지역 사회와 공유하고, 나이와 관계없이 누구나 배움의 기회를 가질 수 있도록 돕는 부서입니다. 전통적인 18-22세 대학생만을 대상으로 하는 것이 아니라, 30대 직장인, 50대 주부, 70대 어르신까지 다양한 연령층을 대상으로 교육 프로그램을 운영합니다.

최근 학령인구 감소로 인해 전통적인 학령기 학생만으로는 대학 운영이 어려워지면서, 평생교육원의 역할이 더욱 중요해지고 있습니다. 새로운 수익 창출 모델이자, 대학의 사회적 책임을 실천하는 창구로 주목받고 있죠.

주요 교육 과정

학점은행제: 사회 경력이나 교육 이수를 통해 학점을 쌓고, 일정 기준을 충족하면 학위를 취득할 수 있는 과정입니다. 고등학교만 졸업하고 취업한 분들이나, 대학을 중퇴한 분들이 학사 학위를 받을 수 있는 기회를 제공합니다.
자격증 과정: 각종 국가 자격증 및 민간 자격증을 딸 수 있는 교육 과정을 운영합니다. 예를 들어 사회복지사, 보육교사, 평생교육사, 직업상담사 등의 자격증 취득을 목표로 하는 교육이 인기입니다.
직무 교육: 직장인들의 재교육(Re-skilling)이나 역량 강화(Up-skilling)를 위한 과정입니다. AI, 데이터 분석, 디지털 마케팅 등 최신 트렌드를 반영한 실무 중심 교육을 제공합니다.
일반 교양: 외국어(영어, 중국어, 일본어), 악기(피아노, 기타), 미술, 요가, 골프 등 취미와 교양을 위한 강좌를 운영합니다. 지역 주민들의 삶의 질을 높이는 역할을 합니다.

하는 일

주요 업무: 교육 과정 기획 및 개설, 강사 섭외 및 관리, 교육생 모집 및 상담, 수강 신청 및 수강료 정산, 출석 및 성적 관리, 수료증 발급, 학점은행제 학점 인정 신청(교육부), 교육생 민원 응대 등

특징: 일반적인 학원 행정 업무와 비슷하다고 보시면 이해가 빠릅니다. 다만 학위과정의 경우 교육부 승인과 관리가 필요해 행정 절차가 더 복잡합니다.

평생교육원 직원은 교육 기획자이자 학습 상담사의 역할을 동시에 수행합니다. 어떤 과정을 개설할지 시장 조사를 하고, 트렌드를 파악하며, 좋은 강사를 섭외해야 합니다. 또한 수강생들의 다양한 니즈를 파악하고 맞춤형 상담을 제공해야 합니다.

학점은행제의 경우 교육부의 엄격한 규정을 따라야 하므로, 학점 인정 기준, 학위 수여 요건 등을 정확히 알고 학생들을 안내해야 합니다.

2026년 평생교육원의 변화

온라인 교육의 확대: 코로나19 이후 비대면 교육이 일상화되면서, 평생교육원도 온라인 강의를 대폭 확대하고 있습니다. LMS(학습관리시스템) 운영, 줌 강의 지원 등 디지털 역량이 요구됩니다.

시니어 교육 강화: 100세 시대를 맞아 시니어 세대를 위한 교육 프로그램이 급증하고 있습니다. 스마트폰 사용법, 금융 교육, 건강 관리 등 실생활에 필요한 교육이 인기입니다.

기업 연계 교육: 지역 기업과 협력해 재직자 교육을 제공하는 사례가 늘고 있습니다. 대학과 기업이 윈윈하는 모델이 되고 있습니다.

마치며

오늘은 대학 조직의 허리 역할을 하는 총무처와 지역 사회 교육을 담당하는 평생교육원에 대해 알아보았습니다.

총무처는 화려하진 않지만 대학이 매일 안정적으로 운영될 수 있도록 뒷받침하는 필수 부서이며, 평생교육원은 대학의 미래 성장 동력이자 사회적 책임을 실천하는 의미 있는 부서입니다.

특히 총무처는 꼼꼼함과 책임감이 강한 분들에게, 평생교육원은 사람을 좋아하고 교육에 열정이 있는 분들에게 잘 어울리는 부서라는 생각이 드네요.

오늘 내용이 도움이 되셨다면 공감과 댓글 부탁드리며, 다음 포스팅에서는 대학의 최전방, '입학처'에 대한 이야기로 찾아오겠습니다.